Workflows Agent

Un workflow transforme un agent en formulaire de saisie structuré. Au lieu d'une conversation libre, l'agent guide l'utilisateur étape par étape à travers des questions — en collectant un nom, une date, un fichier ou toute autre donnée — puis soumet les données complètes à votre backend.

Cas d'usage typiques : demandes de passeport, demandes de service, candidatures, tickets de support, formulaires d'inscription.

Comment ça marche

Lorsqu'un workflow est associé à un agent, l'agent suit un script : il pose une question à la fois, valide la réponse, puis passe à l'étape suivante. Quand tous les champs obligatoires sont remplis, l'agent appelle la fonction interne submit_application qui crée un enregistrement Soumission et déclenche la livraison vers votre webhook ou e-mail.

Créer un workflow

Ouvrez la page de détail d'un agent Actif
Dans la section Workflow, cliquez sur Ajouter un workflow
Saisissez un nom et une description facultative
Ajoutez des étapes (voir ci-dessous)
Configurez la livraison (webhook, e-mail ou les deux)
Rédigez un message de confirmation
Cliquez sur Créer le workflow
Retournez à la page de détail de l'agent et cliquez sur Re-publier pour activer le workflow

Re-publication requise

L'ajout ou la modification d'un workflow marque l'agent comme ayant des modifications non publiées. Vous devez re-publier l'agent pour que le workflow soit actif dans les conversations.

Étapes du workflow

Chaque étape correspond à un champ de données que l'agent collecte auprès de l'utilisateur.

Type de champ	Ce que l'agent collecte
Texte	Réponse texte courte (nom, numéro d'identifiant, ville, etc.)
Texte long	Texte libre multiligne (descriptions, motifs, commentaires)
Date	Une date calendaire (date de naissance, date de rendez-vous, etc.)
Nombre	Une valeur numérique (âge, quantité, montant)
Liste déroulante	Une liste fixe d'options. Définissez les options au format `valeur\|Libellé`, une par ligne (ex. `fr\|Français`).
Oui/Non	Un choix booléen (avez-vous un passeport valide ? etc.)
Téléversement de fichier	Un téléchargement de document. Spécifiez les types de fichiers acceptés (ex. `.pdf,.jpg`). Le fichier est stocké et son identifiant est inclus dans la soumission.

Chaque étape a une clé (un identifiant unique utilisé dans les données soumises, ex. full_name), une question (ce que l'agent demande à l'utilisateur) et un bouton Obligatoire. Les étapes optionnelles peuvent être ignorées par l'utilisateur.

Livraison

Quand un utilisateur remplit toutes les étapes obligatoires, l'agent soumet les données via la méthode de livraison configurée :

Méthode	Description
Webhook POST	aqoon envoie une requête JSON POST vers votre URL avec toutes les données de soumission. Adapté pour s'intégrer à votre propre backend ou à un outil comme Zapier ou Make.
Notification par e-mail	aqoon envoie un e-mail aux adresses que vous spécifiez (une par ligne). Adapté pour une saisie simple sans intégration backend.
Webhook + E-mail	Les deux à la fois.

Payload du webhook

Le corps de la requête POST webhook est un objet JSON avec la structure suivante :

{
  "reference_number": "REF-20240115-0042",
  "submitted_at": "2024-01-15T10:30:00Z",
  "applicant_name": "Aminata Diallo",
  "applicant_email": "aminata@example.com",
  "collected_data": {
    "full_name": "Aminata Diallo",
    "date_of_birth": "1990-05-20",
    "document_type": "passport"
  }
}

Message de confirmation

Le message de confirmation est ce que l'agent dit à l'utilisateur après une soumission réussie. Utilisez le paramètre de substitution {reference_number} pour inclure la référence de soumission :

Merci ! Votre demande a été soumise. Votre numéro de référence est {reference_number}. Nous vous contacterons dans les 5 jours ouvrables.

Gestion des soumissions

Toutes les soumissions complètes sont listées sous Agents → Soumissions. Vous pouvez filtrer par workflow ou par statut.

Statut	Signification
Soumis	Reçue, en attente de livraison
En cours de traitement	Livraison en cours
Approuvé	Marquée manuellement comme approuvée
Rejeté	Marquée manuellement comme rejetée

Ouvrez une soumission pour voir toutes les données collectées, mettre à jour son statut et ajouter des notes internes. Le demandeur n'est pas notifié des changements de statut — c'est géré par votre propre processus.

Modifier un workflow

Depuis la page de détail de l'agent, cliquez sur Modifier à côté du nom du workflow. Après avoir enregistré vos modifications, retournez à la page de détail de l'agent et cliquez sur Re-publier pour déployer le workflow mis à jour.

Supprimer un workflow

Cliquez sur Supprimer ce workflow ? sur la page de détail de l'agent. Cela supprime le workflow et arrête les nouvelles soumissions. Les soumissions existantes ne sont pas supprimées. Re-publiez l'agent après la suppression.